Epätarkka työn kuvaus voi vaikuttaa osastosi kykyyn rekrytoida ja säilyttää työntekijöitä. Jos yrityksesi luottaa henkilöstöhenkilöstönsä tehtävien kuvaamiseen, virheitä voi ilmetä, kun kirjoittaja ei ole täysin tietoinen aseman laajuudesta. Valitusten käsitteleminen kirjallisessa vastauksessa antaa valituksen ja yrittää korjata ongelman.
Seuraa menettelyä
Määritä, onko olemassa menettely, jolla käsitellään työn kuvauksen epätarkkuuksia. Jos yrityksesi käyttää virallista virheraportointiprosessia, hanki ja täytä tarvittavat lomakkeet. Puhu esimiehellesi, mitä vaiheita sinun tulee ryhtyä ilmoittamaan HR: lle ongelmasta, jos yritykselläsi ei ole virallista prosessia. Selvitä, kenen pitäisi lähettää sähköpostiosoite tai muistio virheellisen työn kuvauksesta. Joissakin tapauksissa yksi henkilöstöhenkilöstö voi saada tietoja tehtävistä ja tehtävistä ja välittää tiedot toiselle työntekijälle, joka toimii kirjailijana.
Selitä ongelma
On tärkeää, että korkea edustaja ymmärtää, miksi työnkuvauksen sanamuoto aiheuttaa ongelmia osastolle. Saatat selittää, että epätarkkuudet vaikuttavat kykyynsi rekrytoida pätevimmät ehdokkaat, kun olet avannut työpaikan. Foster Thomas -verkkosivuilla todetaan, että epätarkalla työnkuvauksella voi olla myös oikeudellisia seurauksia, jos työntekijä ampuu siitä, että hän ei suorita tehtävää, jota ei ole sisällytetty kuvaukseen. Työnkuvauksia tarvitaan myös korvausluokkien määrittämiseen, sen määrittämiseen, onko asema vapautettu tai vapautettu, tai määrittele, onko vammainen hakija pätevä täyttämään tehtävän.
Tunnista epätarkkuudet
Lisää luettelo sähköpostiviestissä tai muistiossa olevista epätarkkuuksista, alkaen nimikkeen tai työpaikkaluokan virheellisyydestä. Jos esiintyy useita epätarkkuuksia, lue jokainen alla olevaan otsikkoon, kuten "yhteenvetoilmoitus", "vastuut" tai "vaadittu kokemus". Luettele kaikki epätarkkuudet riippumatta siitä, kuinka pieni, ja huomaa myös mahdolliset typografiset virheet. Huomaa puuttuvat osat tai tiettyjen vastuiden tai tehtävien puuttuminen. Pyydä toista työntekijää, joka on perehtynyt työhön, tarkistamaan kuvauksen varmistaaksesi, että ilmoitat kaikista epätarkkuuksista.
Korjaukset ja seuranta
Anna luettelo ehdotetuista korjauksista, jotka tekevät kuvauksen oikein. Jos on tärkeää sanoa tietty osa tietyllä tavalla, selitä, miksi sanamuotoa on käytettävä ja miten eri sanamuodon käyttö voi vaikuttaa lauseen merkitykseen. Business Management Daily -sivustossa neuvotaan, että on tärkeää käyttää täsmällistä kieltä, jossa ilmoitetaan selkeästi, mitä työntekijän on tehtävä, kun hän kirjoittaa työnkuvauksia. Tarjoa tapaaminen HR: n kanssa keskustellaksesi huolenaiheistasi ja ehdotuksistasi. Muista säilyttää kopio alkuperäisestä sähköpostiviestistäsi tai muistiosta. Kun saat korjattavan työnkuvauksen HR: ltä, käytä alkuperäistä kirjeenvaihtoa tarkistuslistana ja huomaa, jos kaikki muutokset on tehty.